Como emprendedor o dueño de un negocio, seguramente te enfrentas a un escenario diario: realizas múltiples ventas donde tus clientes no te piden factura. Es una situación tan común que es fácil caer en una rutina administrativa que podría no ser la correcta.
¿Sabes cuál es tu obligación fiscal exacta en esa situación? ¿Estás completamente seguro de que tu proceso de facturación mensual cumple con todas las normativas vigentes?
Este artículo revelará tres claves cruciales sobre la “factura global” (factura de venta a público en general) que son esenciales para mantener una contabilidad ordenada y, sobre todo, para evitar problemas con el SAT. Estos puntos se basan en la versión 4.0 del CFDI, la única versión vigente desde 2023, por lo que dominarla no es opcional, es una obligación.
La Regla de Oro: Toda Venta, Sin Excepción, Requiere una Factura
Aunque un cliente no solicite una factura, la obligación del vendedor es emitir un comprobante fiscal por cada una de las ventas realizadas. Esta regla es fundamental y no depende del método de pago que se haya utilizado.
Ignorar esta obligación es una mala práctica que rompe la conciliación entre tus ventas, tus estados de cuenta y tus declaraciones. Para mantener una contabilidad sana y evitar discrepancias fiscales, es vital que cada peso que ingresa esté respaldado por un CFDI, ya sea individual o agrupado en una factura global.
Los Datos Clave: Códigos y Campos que No Son Intuitivos
Al momento de llenar una factura global, existen campos específicos que requieren datos “genéricos” establecidos por el SAT. Estos códigos no son intuitivos y conocerlos es indispensable para evitar errores y rechazos en el timbrado.
Para los datos del cliente, la información obligatoria que debes utilizar es la siguiente:
• RFC Genérico: XAXX010101000 (el RFC para operaciones con el público en general nacional).
• Nombre o Razón Social: La leyenda exacta debe ser PÚBLICO EN GENERAL.
• Código Postal: Se debe usar el mismo código postal del emisor de la factura.
• Régimen Fiscal del Cliente: El campo debe ser Sin obligaciones fiscales.
• Uso del CFDI: El campo debe ser Sin efectos fiscales.
Para los datos del producto o servicio que se agrupa en la factura, los campos deben llenarse con estas claves:
• Descripción Detallada: Venta.
• Producto o Servicio (Clave): 01010101 (Esta clave corresponde a la descripción “No existe en el catálogo” pero es la designada por el SAT para operaciones con público en general).
• Unidad de Medida (Clave): ACT (que corresponde a “Actividad”).
• Cantidad: 1.
Tener estos códigos a la mano no solo agiliza el proceso de facturación, sino que garantiza que el comprobante cumpla con los requisitos técnicos exigidos por la autoridad.
La Distinción Crucial: No Todos Pueden Agrupar Ventas de la Misma Forma
La factura global es una “facilidad” administrativa que permite agrupar múltiples notas o tickets de venta en un solo comprobante fiscal. Sin embargo, un error muy común es creer que basta con poner una descripción general como “Ventas del mes”.
La regla general, aplicable a personas morales y personas físicas con actividad empresarial, es clara: se deben desglosar cada uno de los folios de los tickets o notas de venta que se están agrupando en la factura global. Esto significa que en el campo “Número de Identificación” de cada concepto en la factura, se debe registrar el folio del ticket o nota de venta correspondiente.
La única excepción a esta regla es para las personas físicas que tributan en el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO). Solamente ellos tienen la facilidad de no desglosar cada nota y pueden usar una descripción general para amparar el total de sus ventas al público en general.
La Prevención es la Mejor Estrategia
La facturación al público en general es más que una simple tarea administrativa; es un proceso con detalles cruciales que, si se pasan por alto, pueden generar serias consecuencias. Desde inconsistencias contables hasta sanciones directas por parte de la autoridad.
Recuerda que la omisión o la emisión de facturas con errores puede hacerte ser acreedor de una multa “de entre el 5 y el 10% del valor de la factura”. La buena noticia es que, si identificas un error, la propia plataforma del SAT te permite cancelar las facturas para corregir el rumbo.
